Ordner intelligent verwalten: Mein Workflow mit Labels, FreeFileSync und pCloud

Jeder Fotograf kennt das Problem: Über die Jahre sammeln sich tausende Ordner an – Hochzeiten, Familienfeiern, Urlaube, Kundenprojekte oder private Shootings. Irgendwann kommt der Punkt, an dem man sich fragt:

Wie halte ich eigentlich den Überblick, wer welche Bilder bekommen soll und wie synchronisiere ich diese effizient auf Backup-Festplatten oder in die Cloud?

Genau diese Frage hat mich dazu gebracht, ein eigenes Tool zu entwickeln.

Das Problem

Meine Ordnerstruktur ist über Jahre gewachsen.

Private Medien
├── 2005
│   ├── Urlaub Italien
│   ├── Weihnachten
│   └── Geburtstag
├── 2006
│   └── ...

Die Ordner selbst möchte ich nicht umbenennen oder verschieben. Trotzdem möchte ich später auf einen Blick wissen:

• Welche Ordner sind für meine Schwester?

• Welche Ordner dürfen Mama sehen?

• Welche bekommen beide?

• Welche habe ich bereits freigegeben?

• Welche fehlen noch?

Ordnerstrukturen eignen sich dafür nur bedingt.

Also habe ich mich für Labels entschieden.

Labels statt Kopien

Jeder Ordner kann beliebig viele Labels besitzen.

Zum Beispiel:

Urlaub Italien

🏷 Schwester
🏷 Mama
🏷 Papa

oder

Weihnachten

🏷 Mama
🏷 Oma

Dadurch bleibt die eigentliche Ordnerstruktur komplett erhalten.

Ein zentraler Sortier-Eingang

Das Programm scannt meinen Hauptordner automatisch und zeigt alle Unterordner in einer übersichtlichen Liste.

Besonders praktisch:

• Mehrfachauswahl

• Drag & Drop

• Filter

• vollständige Ordnerpfade

• alphabetische Sortierung

• Zuordnungen direkt aus der Liste

So kann ich hunderte Ordner in wenigen Minuten verschlagworten.

Prüfen statt Suchen

Für jede Person gibt es einen eigenen Bereich.

Dort sehe ich sofort:

Welche Ordner der zweiten Ebene wurden dieser Person noch nicht zugeordnet?

Ich kann jeden Ordner direkt

• zuordnen

• ablehnen

• oder später erneut prüfen.

Abgelehnte Ordner werden gespeichert und erscheinen ausgegraut – so bearbeite ich nichts doppelt.

FreeFileSync statt eigener Synchronisation

Natürlich könnte die Software Dateien selbst kopieren.

Aber warum das Rad neu erfinden?

Ich nutze seit Jahren FreeFileSync.

Das Programm ist extrem zuverlässig und bietet genau das, was ich brauche:

• Vergleich

• Konflikterkennung

• manuelle Kontrolle

• hohe Geschwindigkeit

Deshalb übernimmt meine Anwendung lediglich die Organisation.

Für jedes Label genügt später ein Klick auf

Mit FreeFileSync synchronisieren

Es werden automatisch alle zugehörigen Ordner mit ihrer relativen Ordnerstruktur an das Ziel übergeben.

Beispielsweise:

Quelle

D:\Private Medien\2005\Urlaub Italien

↓

Ziel

P:\Freigaben\2005\Urlaub Italien

Ich kontrolliere anschließend den Vergleich in FreeFileSync und starte die Synchronisation bewusst manuell.

Für mich der perfekte Kompromiss zwischen Automatisierung und Kontrolle.

pCloud als Freigabeplattform

Nach der Synchronisation liegen alle Daten bereits auf meinem pCloud-Laufwerk.

Der nächste Schritt war deshalb logisch:

Warum nicht die Freigaben ebenfalls automatisieren?

Die Idee:

Jedes Personen-Label besitzt zusätzlich:

• pCloud-E-Mail

• Berechtigungen

Beispielsweise:

Mama

✓ Lesen

oder

Papa

✓ Lesen
✓ Schreiben

Nach der Synchronisation kann die Software die entsprechenden Ordner automatisch über die offizielle pCloud-API freigeben. pCloud stellt dafür API-Endpunkte zum Freigeben und Verwalten von Ordnern bereit.

Dadurch wird aus einer einfachen Ordnerverwaltung ein kompletter Workflow:

Ordner scannen
        ↓
Labels vergeben
        ↓
FreeFileSync vergleichen
        ↓
Synchronisieren
        ↓
pCloud-Freigaben aktualisieren

Filtern wie eine Datenbank

Besonders hilfreich finde ich inzwischen die Filterfunktion.

Ich kann beispielsweise suchen nach:

Mama
UND
NICHT Papa

oder

Schwester
UND
Mama

Dadurch entstehen völlig neue Möglichkeiten, die mit einer klassischen Ordnerstruktur kaum umsetzbar wären.

Warum ich dafür ein eigenes Tool entwickelt habe

Ich habe lange nach einer bestehenden Software gesucht.

Es gibt zwar Programme für

• Dateiverwaltung,

• Tagging,

• Synchronisation

• oder Cloud-Freigaben,

aber keines verbindet diese Bereiche sinnvoll miteinander.

Mein Ziel war deshalb nicht, FreeFileSync oder pCloud zu ersetzen.

Die Anwendung dient vielmehr als Steuerzentrale:

• Sie verwaltet die Labels.

• Sie kennt die Personen.

• Sie organisiert die Ordner.

• Sie startet FreeFileSync.

• Sie verwaltet die pCloud-Freigaben.

Jedes Programm übernimmt genau die Aufgabe, für die es am besten geeignet ist.

Fazit

Dieses Projekt entstand ursprünglich aus einem kleinen persönlichen Problem.

Mittlerweile ist daraus ein Werkzeug geworden, das mir täglich Zeit spart und gleichzeitig Ordnung in viele Jahre an Foto- und Videodaten bringt.

Gerade wenn regelmäßig Bilder oder Videos mit Familie, Freunden oder Kunden geteilt werden, ist die Kombination aus:

• Labeln statt Kopieren,

• FreeFileSync für den Datenabgleich

• und pCloud für die Freigaben

ein erstaunlich effizienter Workflow.

Für mich ist das inzwischen deutlich komfortabler als klassische Ordnerstrukturen oder manuell gepflegte Listen.

Was nutzt ihr für eure Fotoverwaltung? Habt ihr ebenfalls einen ungewöhnlichen Workflow entwickelt oder setzt ihr auf Standardlösungen? Ich bin gespannt auf eure Ideen und Erfahrungen.